So erstellt ihr den perfekten Zeitplan für eure Hochzeit – inklusive Tipps, Zeitangaben & Beispielablauf

Die Erstellung eines realistischen und gut abgestimmten Zeitplans gehört zu den wichtigsten Aufgaben bei der Hochzeitsplanung – und zugleich zu den herausforderndsten. Als Location, die regelmäßig Hochzeiten begleitet, wissen wir, wie wertvoll ein strukturierter Ablauf ist, um euren Tag nicht nur schön, sondern entspannt und erinnerungswürdig zu gestalten.

Damit ihr euren Hochzeitstag im Botanischen Garten Schloss Bieberstein oder anderswo in vollen Zügen genießen könnt, haben wir euch hier 9 erprobte Tipps, eine Übersicht typischer Zeitbedarfe und ein Beispiel für einen Sommer-Zeitplan zusammengestellt.

Tipp 1: Frühzeitig beginnen – Zeitrahmen schafft Ruhe

Auch wenn viele Paare damit zögern: Den groben Zeitplan solltet ihr bereits zu Beginn der Hochzeitsplanungskizzieren. Warum? Weil viele weitere Entscheidungen – z. B. Dienstleisterbuchungen oder Einladungszeiten – direkt damit verknüpft sind.

Wer früh weiß, ob die Trauung um 14 oder 16 Uhr stattfinden soll, kann deutlich gezielter planen. Vor allem bei einer freien Trauung im Grünen, wie wir sie bei uns im Garten häufig erleben, sind Wetter, Schattenverlauf und Sonnenstand wichtige Faktoren (mehr dazu im nächsten Punkt).

Tipp 2: Sonnenstand & Lichtverhältnisse beachten

Eine der wichtigsten Grundlagen für euren Zeitplan ist der Sonnenstand an eurem Hochzeitstag. Auf Seiten wie timeanddate.de könnt ihr für den jeweiligen Ort und das Datum Sonnenaufgang, Höchststand und Sonnenuntergang ermitteln.

Beispiel für Mitte Juni in Hahnstätten:

• Sonnenhöchststand: ca. 13:20 Uhr

• Sonnenuntergang: ca. 21:30 Uhr

Eine freie Trauung um 12:30 Uhr bei vollem Sonnenlicht? Meist unangenehm heiß – und fotografisch unvorteilhaft (harte Schatten, grünlicher Farbstich vom Rasen). Ideal ist daher eine Trauung zwischen 14:00 und 15:30 Uhr, z. B. im Felsengarten oder auf dem Rosenparterre – mit leichter Beschattung und angenehmem Licht.

Das Brautpaarshooting empfehlen wir etwa 2 Stunden vor Sonnenuntergang, also z. B. zwischen 17:30 und 18:30 Uhr. Hier ist das Licht weicher, stimmungsvoller – ideal für natürliche, emotionale Bilder.

Tipp 3: Den Tagesstart bewusst festlegen

Wann wollt ihr am Hochzeitstag aufstehen? Früh mit Sonnenaufgang oder lieber gemütlich mit Frühstück und Ruhe? Plant euren Morgen so, dass er zu euch passt – und denkt dabei an Friseur und Make-up.

Tipp aus der Praxis:Für Hair & Make-up der Braut sind etwa 2–3 Stunden realistisch – abhängig vom Stil und Umfang. Ein Getting Ready bei uns im Eingangsgebäude oder auf Wunsch in einem Partnerhotel in Limburg lässt sich entspannt in euren Zeitplan integrieren.

Tipp 4: Plant mit Puffern – die retten euren Tag

Keine Hochzeit läuft sekundengenau – und das ist auch gut so. Unerwartete Verzögerungen sind ganz normal: ein vergessener Brautstrauß, ein verspäteter Shuttle, spontane Reden.Unser Rat: Rechnet großzügig Zeitpuffer ein. 10–15 Minuten extra zwischen Programmpunkten sorgen dafür, dass ihr entspannt bleibt, auch wenn mal etwas anders läuft als geplant.

Und falls ihr den Puffer nicht braucht? Wunderbar – dann habt ihr mehr Zeit für eure Gäste.

Tipp 5: Zeitplan mit Profis abstimmen

Sobald ihr euren ersten Entwurf habt, besprecht ihn mit euren Dienstleistern – besonders mit Fotograf:in, Planer:in oder Zeremonienmeister:in. Diese wissen, wann Lichtverhältnisse ideal sind, wie lange Aufbauten benötigen oder wann das Dinner beginnen sollte.

Auch wir als Location-Team im Botanischen Garten Schloss Bieberstein schauen uns euren Ablauf gerne mit euch gemeinsam an und helfen bei der optimalen Abstimmung.

Tipp 6: Weniger ist mehr – bei Programmpunkten

Insbesondere beim Empfang und Abendessen wird der Zeitplan oft überladen. Doch nicht jeder Moment braucht eine Showeinlage. Unsere Empfehlung:

• Beim Aperitif: 2 Stunden mit Musik, Gesprächen & lockerer Atmosphäre reichen völlig.

• Während des Dinners: maximal 3–4 kurze, qualitativ gute Beiträge.

So bleibt genug Zeit zum Essen, Genießen und Tanzen – ohne Hektik.

Tipp 7: Hochzeitstorte vor dem Hochzeitstanz einplanen

Serviert die Hochzeitstorte idealerweise vor dem Hochzeitstanz, etwa gegen 22:00 Uhr. Warum? Danach sind die Gäste satt und die Stimmung will meist nicht wieder richtig in Schwung kommen.

Mit dem Tanz startet die Party – die Gäste sollen danach auf der Tanzfläche bleiben, nicht wieder an die Stühle zurückkehren.

Tipp 8: Transferzeiten vermeiden – alles an einem Ort

Jede Fahrt kostet Zeit, Energie und Atmosphäre. Deshalb ist es ideal, wenn Trauung, Empfang, Dinner und Party am selben Ort stattfinden.

Im Botanischen Garten Schloss Bieberstein könnt ihr den gesamten Tag an einem Ort verbringen – vom Getting Ready über die freie Zeremonie bis zum Dinner im Festzelt und Tanz im Eingangsgebäude. Das spart Zeit und bewahrt die Stimmung.

Tipp 9: Vertraut den richtigen Menschen euren Ablauf an

Niemand sollte an seiner eigenen Hochzeit auf die Uhr schauen müssen. Übergebt die Verantwortung für den Zeitplan an eine Person eures Vertrauens – oder an mehrere, je nach Abschnitt. Auch ein:e Hochzeitsplaner:in oder unser Locationteam kann hier wertvolle Unterstützung leisten.

⏱️ Übersicht: Zeitbedarf je Programmpunkt

Programmpunkt	Empfohlene Dauer
Hair & Make-up Braut	2–3 Stunden
First Look (optional)	20–30 Minuten
Freie Trauung	45–60 Minuten
Apéro	1.5–2.5 Stunden
Gruppenfotos	ca. 30 Minuten
Brautpaarshooting	45–60 Minuten
Dinner & Programm	4–5 Stunden
Hochzeitstorte	ca. 30 Minuten
Tanz & Party	open end (je nach Location)

📋 Beispiel-Zeitplan: Sommerhochzeit im Botanischen Garten

10:00 – 12:00 Hair & Make-up

12:30 – 13:00 First Look

14:00 – 15:00 Trauung im Felsengarten

15:00 – 17:00 Apéro mit Live-Musik im Rosengarten

17:30 – 18:30 Brautpaarshooting am See

19:00 – 22:00 Dinner im Festzelt

22:00 Hochzeitstorte

22:30 Hochzeitstanz & Party im Eingangsgebäude

02:00 Ende der Feier

Fazit: Planung mit Weitblick – Feiern mit Leichtigkeit

Ein durchdachter Zeitplan ist kein Korsett, sondern ein Geschenk an euch selbst. Er schafft Sicherheit, reduziert Stress – und lässt euch in die Freiheit feiern, die ihr verdient. Ob bei uns im Botanischen Garten Schloss Bieberstein oder an einem anderen Ort: Nehmt euch die Zeit für eure Zeit. Sie wird es euch danken.

--> Ihr wollt euren Traumtag bei uns planen? Wir beraten euch gern – persönlich & herzlich. Jetzt unverbindlichen Termin anfragen!